Datenschutz

Bitte beachte, dass wir selbst keine Juristen sind. Für qualifizierte und rechtlich bindende Antworten, die genau auf Deinen Fall zutreffen, solltest Du einen Datenschützer bzw. Juristen kontaktieren.

Muss ich Terminpanda in meiner Datenschutzerklärung aufnehmen?

Sollte Terminpanda oder ein anderes Programm zur Kundenverwaltung verwendet werden, findet üblicherweise eine Datenweitergabe an Dritte statt. In Deiner eigenen Datenschutzerklärung solltest Du daher den Punkt Datenweitergabe hinzufügen, sofern es Ihn noch nicht gibt. Der Hinweis sollte im Abschnitt "Weitergabe an Dritte" platziert werden. Wir empfehlen (Stand 2024) hier keine konkrete Nennung unserer Software, sondern die Angabe einer Kategorie, bpsw. "Die Daten werden an ein Kunden- und Terminverwaltungsprogramm weitergegeben". Die Nennung einer Kategorie ist praktisch, da beim Wechsel der Software die Datenschutzerklärung nicht aktualisiert werden muss. Auf Anfrage des Kunden müssen wir jedoch explizit genannt werden. Benötige ich eine Einwilligung für die Terminerinnerungen?

Generell heißt es, dass eine Einwilligung für Marketingzwecke verpflichtend ist. Für Kommunikation die zur eigentlichen Erfüllung der Dienstleistung notwendig ist, ist keine explizite Zustimmung notwendig. Hier ist lediglich die Zustimmung zur Datenschutzerklärung, die die Weitergabe der Daten an Dritte erlaubt (in dem Fall uns), notwendig. Die it-recht-kanzlei.de schreibt dazu:

Da sich die Kundeneinwilligung nur auf den Erhalt von Terminerinnerungen bezieht, dürfen die Daten vom Unternehmer auf keinen Fall zweckentfremdet werden. Nach Einwilligungserteilung ist nur der Versand von Terminerinnerungen zulässig.

Andere einwilligungsbedürftige Verarbeitungen, insbesondere das Zusenden von Werbung (dazu zählen auch Rückgewinnungsnachrichten und Hinweise, dass lange kein Termin mehr gebucht wurde) dürfen nicht erfolgen.

Dennoch möchten wir von Dir, dass Du Deine Kunden zumindest mündlich um Erlaubnis bittest, da wir die Nachrichten in Deinem Namen versenden. Solltest Du dennoch eine schriftliche Einverständniserklärung Deiner Kunden erhalten wollen, so ist diese formfrei. Ein einfaches "Ich stimme Terminerinnerungen mittels SMS und E-Mail zu" genügt. Dies kann Eigenständig oder als Ergänzung zum Behandlungsvertrag erfolgen. Es könnte auch in der Datenschutzerklärung aufgenommen werden: "Die Telefonnummer und E-Mail Adresse werden für Terminerinnerungen durch das Kunden- und Terminverwaltungsprogramm genutzt".