Zeiterfassung

Einfach Zeiten erfassen für Dich und Deine Mitarbeiter:innen.

Übersicht

Die Zeiterfassung ermöglicht es dir, Arbeitszeiten präzise zu erfassen, zu verwalten und zu überwachen. Das System unterscheidet zwischen zwei Hauptrollen:

  • Mitarbeiter: Können ihre eigenen Arbeitszeiten erfassen und einsehen

  • Arbeitgeber: Können zusätzlich alle Mitarbeiterzeiten verwalten und Einstellungen konfigurieren

Hauptfunktionen

✅ Automatische Zeiterfassung - Start/Stopp bei Login/Logout ✅ Manuelle Einträge - Nachträgliche Zeiterfassung ✅ Pausenverwaltung - Pausenzeiten werden automatisch berücksichtigt ✅ Live-Tracking - Aktuelle Sessions in Echtzeit verfolgen ✅ Flexible Zeiträume - Woche, Monat oder benutzerdefinierte Zeiträume ✅ PDF-Export - Stundenzettel als PDF generieren ✅ Audit Log - Vollständige Nachverfolgung aller Änderungen

Erste Schritte

Aktivierung der Zeiterfassung

  1. Navigiere zum Zeiterfassungs-Bereich

    • Klicke in der Navigation auf "Zeiterfassung"

  2. Überprüfe den Aktivierungsstatus

    • Als Mitarbeiter: Warte auf die Aktivierung durch deinen Arbeitgeber

    • Als Arbeitgeber: Aktiviere die Zeiterfassung in den Einstellungen

  3. Erste Verwendung

    • Nach der Aktivierung kannst du sofort mit der Zeiterfassung beginnen

    • Das Dashboard-Widget zeigt dir den aktuellen Status an

Für Mitarbeiter

🕐 Arbeitszeit erfassen

Automatische Zeiterfassung (empfohlen)

1. Bei der Anmeldung startet automatisch die Zeiterfassung
2. Bei der Abmeldung wird die Zeit automatisch gestoppt
3. Pausenzeiten werden automatisch erkannt und abgezogen

Manuelle Zeiterfassung

  1. Neuen Eintrag erstellen

    • Klicke auf "Eintrag manuell hinzufügen"

    • Wähle Startzeit und Endzeit

    • Füge optional eine Beschreibung hinzu

    • Klicke auf "Eintrag erstellen"

📊 Arbeitszeiten einsehen

Zeitraum auswählen

  • Diese Woche: Aktuelle Kalenderwoche (Standard)

  • Dieser Monat: Aktueller Kalendermonat

  • Alle Einträge: Kompletter Zeitraum

  • Benutzerdefiniert: Individueller Datumsbereich

Übersicht verstehen

📈 Zusammenfassung: 40:30 Stunden (12 Einträge)
   ↳ Zeigt Gesamtstunden und Anzahl der Einträge

📊 Statistik-Karten:
   • Heute: Stunden des aktuellen Tages
   • Diese Woche: Wochenstunden
   • Dieser Monat: Monatsstunden
   • Einträge gesamt: Anzahl aller Einträge

📋 Einträge verwalten

Eintrag bearbeiten (falls berechtigt)

  1. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (✏️) neben dem Eintrag

  2. Passe Startzeit, Endzeit oder Beschreibung an

  3. Gib optional einen Grund für die Änderung ein

  4. Klicke auf "Speichern"

💡 Tipp: Änderungen werden im Audit Log protokolliert

🎯 Dashboard-Widget

Das Dashboard-Widget zeigt dir auf einen Blick:

  • ⏱️ Aktuelle Session-Dauer (falls aktiv)

  • 📊 Heutige Gesamtarbeitszeit

  • ⚡ Live-Status (Aktiv/Pause/Inaktiv)

Für Arbeitgeber oder Hauptkonten

👥 Mitarbeiter verwalten

Zeiterfassung aktivieren/deaktivieren

  1. Gehe zum Tab "Einstellungen"

  2. Finde den gewünschten Mitarbeiter

  3. Aktiviere/deaktiviere den Schalter "Zeiterfassung aktiviert"

  4. Klicke auf "Alle Änderungen speichern"

Mitarbeiter-Einstellungen konfigurieren

Für jeden Mitarbeiter kannst du individuell einstellen:

  • ✅ Automatisch bei Login starten

  • ⏹️ Automatisch bei Logout stoppen

  • 📊 Dashboard-Widget anzeigen

  • 🎯 Tägliches Stunden-Ziel (z.B. 8 Stunden)

  • 📅 Wöchentliches Stunden-Ziel (z.B. 40 Stunden)

📈 Mitarbeiter-Übersicht

Alle Mitarbeiter anzeigen

  1. Wechsle zum Tab "Mitarbeiter"

  2. Wähle "Alle Mitarbeiter" aus der Dropdown-Liste

  3. Sieh eine Übersicht aller Zeiterfassungen

Einzelnen Mitarbeiter anzeigen

  1. Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste

  2. Sieh detaillierte Informationen zu diesem Mitarbeiter

  3. Kannst Einträge für den Mitarbeiter hinzufügen oder bearbeiten

🔴 Aktive Sessions überwachen

Im Mitarbeiter-Tab siehst du in Echtzeit:

👤 Max Mustermann
   ⏱️ 02:45:30 (Live-Anzeige)
   🟢 Aktiv seit 09:15
   📝 "Kundenprojekt XYZ"

➕ Einträge für Mitarbeiter verwalten

Neuen Eintrag für Mitarbeiter erstellen

  1. Wähle den Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste

  2. Klicke auf "Eintrag für Mitarbeiter hinzufügen"

  3. Fülle die erforderlichen Felder aus

  4. Klicke auf "Eintrag erstellen"

Mitarbeiter-Einträge bearbeiten/löschen

  • ✏️ Bearbeiten: Zeiten und Beschreibungen anpassen

  • 🗑️ Löschen: Einträge mit Begründung entfernen

  • 📋 Grund angeben: Alle Änderungen werden protokolliert

Einstellungen

🔧 Automatisierungs-Einstellungen

Für Mitarbeiter (nur einsehbar)

  • Einstellungen werden vom Arbeitgeber verwaltet

  • Sie können die aktuellen Einstellungen einsehen

  • Änderungen sind nicht möglich

Für Arbeitgeber (vollständige Kontrolle)

Konfiguriere für jeden Mitarbeiter individuell:

  1. Auto-Start bei Login

    ✅ Aktiviert = Zeiterfassung startet automatisch bei der Anmeldung
❌ Deaktiviert = Manuelle Zeiterfassung erforderlich

  2. Auto-Stopp bei Logout

    ✅ Aktiviert = Zeiterfassung stoppt automatisch bei der Abmeldung
❌ Deaktiviert = Manuelle Beendigung erforderlich

  3. Dashboard-Widget

    ✅ Aktiviert = Widget wird auf dem Dashboard angezeigt
❌ Deaktiviert = Kein Widget sichtbar

🎯 Stunden-Ziele definieren

Setze realistische Ziele für deine Mitarbeiter:

  • Täglich: Standard 8 Stunden

  • Wöchentlich: Standard 40 Stunden

Diese Ziele helfen bei der Übersicht und Planung.

💾 Einstellungen speichern

⚠️ Wichtig: Ungespeicherte Änderungen werden durch eine gelbe Benachrichtigung am unteren Bildschirmrand angezeigt.

  1. Nimm alle gewünschten Änderungen vor

  2. Klicke auf "Alle Änderungen speichern"

  3. Oder verwende "Verwerfen" um Änderungen zu verwerfen

Berichte und Export

📊 PDF-Stundenzettel erstellen

Für Mitarbeiter

  1. Wähle den gewünschten Zeitraum aus

  2. Klicke auf "PDF erstellen" am unteren Seitenrand

  3. Der Stundenzettel wird automatisch generiert und heruntergeladen

Für Arbeitgeber

  1. Wähle "Alle Mitarbeiter" oder einen einzelnen Mitarbeiter

  2. Bestimme den Zeitraum

  3. Klicke auf "PDF erstellen"

  4. Erhalte einen zusammengefassten Bericht

📋 Daten interpretieren

Übersichtskarten verstehen

📈 Heute: 8:45 Stunden
   ↳ Arbeitszeit des aktuellen Tages

📈 Diese Woche: 42:30 Stunden  
   ↳ Gesamtstunden der aktuellen Kalenderwoche

📈 Dieser Monat: 178:15 Stunden
   ↳ Monatliche Arbeitszeit

📊 25 Einträge gesamt
   ↳ Anzahl aller Zeiterfassungseinträge im gewählten Zeitraum

Live-Indikatoren

  • 🟢 "Live" Badge = Aktuelle Session läuft

  • 🔶 "Pause" Badge = Mitarbeiter ist in der Pause

  • ⏱️ Live-Timer = Zeigt aktuelle Session-Dauer in Echtzeit

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

❓ Allgemeine Fragen

F: Warum kann ich die Zeiterfassung nicht sehen? A: Die Zeiterfassung muss erst von deinem Arbeitgeber aktiviert werden. Kontaktiere deinen Arbeitgeber für die Freischaltung.

F: Werden Pausenzeiten automatisch abgezogen? A: Ja, das System erkennt automatisch Pausenzeiten und zeigt diese separat an. Sie werden von der Gesamtarbeitszeit abgezogen.

F: Kann ich vergessene Zeiten nachträglich erfassen? A: Ja, über "Eintrag manuell hinzufügen" kannst du vergessene Arbeitszeiten nachträglich erfassen.

⚙️ Technische Fragen

F: Was passiert, wenn ich vergesse mich abzumelden? A: Bei aktivierter Auto-Stopp-Funktion wird die Zeiterfassung automatisch bei deiner nächsten Abmeldung beendet.

F: Kann ich sehen, wer meine Zeiten geändert hat? A: Ja, das Audit Log protokolliert alle Änderungen mit Zeitstempel, Benutzer und Begründung.

👥 Arbeitgeber-spezifische Fragen

F: Kann ich Einstellungen für alle Mitarbeiter auf einmal ändern? A: Aktuell müssen Einstellungen für jeden Mitarbeiter einzeln vorgenommen werden. Eine Massenbearbeitung ist geplant.

F: Wie kann ich sehen, welche Mitarbeiter gerade arbeiten? A: Im Tab "Mitarbeiter" werden aktive Sessions mit Live-Timer und Status angezeigt.

F: Können Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten bearbeiten? A: Grundsätzlich ist das nicht möglich. Es werden allerdings alle Änderungen transparent im Audit Log protokolliert, auf das auch deine Mitarbeiter für ihr eigenes Benutzerkonto Einsicht haben.

Fehlerbehebung

🔧 Häufige Probleme

Problem: "Zeiterfassung nicht aktiviert"

Lösung für Mitarbeiter:
1. Kontaktiere deinen Arbeitgeber
2. Bitte um Aktivierung der Zeiterfassung
3. Warte auf die Freischaltung

Lösung für Arbeitgeber:
1. Gehe zu Tab "Einstellungen"
2. Aktiviere die Zeiterfassung für den Mitarbeiter
3. Speichere die Änderungen

Problem: Live-Timer zeigt falsche Zeit

Mögliche Ursachen:
• Browser-Cache-Probleme
• Zeitzone-Einstellungen
• Netzwerk-Unterbrechungen

Lösung:
1. Aktualisiere die Seite (F5)
2. Überprüfe deine Systemzeit
3. Melde dich ab und wieder an

Problem: Einträge können nicht bearbeitet werden

Mögliche Ursachen:
• Fehlende Berechtigung
• Eintrag ist zu alt
• System-Sperre durch Arbeitgeber

Lösung:
1. Überprüfe deine Berechtigungen
2. Kontaktiere deinen Arbeitgeber
3. Verwende das Audit Log für Nachfragen

Problem: PDF wird nicht generiert

Mögliche Ursachen:
• Keine Daten im gewählten Zeitraum
• Browser blockiert Downloads
• Temporärer Server-Fehler

Lösung:
1. Überprüfe den gewählten Zeitraum
2. Erlaube Downloads in deinen Browser-Einstellungen
3. Versuche es später erneut

📞 Support kontaktieren

Wenn du weitere Hilfe benötigst:

  1. Überprüfe das Audit Log für detaillierte Informationen

  2. Notiere dir die Fehlermeldung genau

  3. Dokumentiere die Schritte die zum Fehler geführt haben

  4. Kontaktiere deinen Administrator oder den technischen Support

🔍 Audit Log verwenden

Das Audit Log ist ein wichtiges Werkzeug zur Nachverfolgung aller Änderungen:

Zugriff auf das Audit Log

  1. Gehe zum Tab "Einstellungen"

  2. Klicke auf "Audit Log anzeigen" eines Benutzerkontos

  3. Sieh alle Änderungen chronologisch aufgelistet

Informationen im Audit Log

  • 📅 Zeitstempel: Wann wurde die Änderung vorgenommen?

  • 👤 Benutzer: Wer hat die Änderung vorgenommen?

  • 📝 Aktion: Was wurde geändert? (Erstellt, Bearbeitet, Gelöscht)

  • 💬 Begründung: Warum wurde die Änderung vorgenommen?

  • 🔍 Details: Welche spezifischen Werte wurden geändert?

Praktische Verwendung

  • ✅ Nachvollziehen von Zeitkorrekturen

  • ✅ Überprüfen von Bearbeitungsberechtigungen

  • ✅ Dokumentation für Gehaltsabrechnungen

  • ✅ Compliance und Rechtssicherheit

📱 Mobile Nutzung

Die Zeiterfassung ist vollständig mobiloptimiert:

Smartphone & Tablet

  • 📱 Responsive Design: Passt sich automatisch an Bildschirmgröße an

  • 👆 Touch-optimiert: Alle Funktionen per Fingertipp bedienbar

  • 🔄 Automatische Synchronisierung: Daten werden in Echtzeit synchronisiert

Besonderheiten auf mobilen Geräten

  • Kompakte Kartenansicht statt Tabellen

  • Optimierte Buttons für Touch-Bedienung

  • Vereinfachte Navigation

PreviousOnline-ProfilNextDatenschutz

Last updated