Terminerinnerungen und Benachrichtigungen

Auf dieser Seite geben wir einen Gesamtüberblick über alle Benachrichtigungen, die Du und Deine Kunden per E-Mail und SMS erhalten

Terminerinnerungen, insbesondere per E-Mail, erreichen nicht immer den Kunden. E-Mails (und mittlerweile sogar SMS) können im Spam landen, das E-Mail Postfach kann voll sein.

Du solltest Deinen Kunden mitteilen, dass dies eine gesonderte Erinnerung ist und der Termin auch ohne Erinnerung stattfindet.

Deutsche Nummern werden auch ohne Vorwahl (+49) per SMS erreicht. Nummern aus anderen Ländern müssen immer mit Vorwahl eingetragen werden!

Bezüglich des Datenschutzes empfehlen wir, die Infoseite zu lesen:

Datenschutz

Wie schalte ich SMS und E-Mails ein?

E-Mails sind kostenlos und sind immer verfügbar.

SMS müssen in den Einstellungen freigeschaltet werden

Hauptmenü -> Einstellungen -> SMS-Versand

Damit wir sichergehen, dass eure Kunden auch Benachrichtigungen erhalten wollen, müssen diese in der Kundenkartei bei jedem Kunden individuell eingeschaltet werden.

SMS und E-Mail für Kunden freischalten

Kunden -> 3-Punkte-Menü -> Kundendaten bearbeiten

Welche SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen gibt es?

Terminkarte (nur E-Mail)

Die Termineinladung kann bei der Terminerstellung ausgewählt werden. Sie wird sofort an den Kunden per E-Mail versendet.

Die Terminkarte sieht so aus:

Der Kunde hat die Möglichkeit, den Termin in seinen eigenen Kalender zu übernehmen. Aber Achtung: Änderungen muss er bei Eintragung im eigenen Kalender selbst übernehmen. Mehr dazu unter Terminänderungen.

Terminerinnerung

Die Terminerinnerungen werden bei der Terminerstellung aktiviert. Sie werden 24h vorher versendet. Der Zeitpunkt kann unter Kalender - Menü - Terminerinnerungen angepasst werden.

Die Terminerinnerungen sehen so aus:

Sonderfall: Wenn der Termin kurzfristig verschoben wird und die eigentliche Terminerinnerung schon versendet wurde, wird eine erneute Terminerinnerung für das neue Datum gesendet.

Terminänderung

Termine können bearbeitet werden. Ob Kunden über die Änderungen informiert werden sollen, kann hier eingestellt werden. Die Änderung geht automatisch per E-Mail und (falls freigeschaltet) per SMS an den Kunden.

Die Benachrichtigungen sehen so aus: Per E-Mail wird eine neue Terminkarte versendet, mit Hinweis auf die Änderung.

Bitte beachten, dass der Kunde, wenn er den Termin in seinen eigenen Kalender eingetragen hat, den Termin händisch löschen muss. Der verschobene Termin kann dann erneut in den Kalender übertragen werden.

Die SMS (verfügbar ab 01.06.2024) ist kurz gefasst:

Ihr Termin mit Cosmetics Paradise wurde angepasst. Er findet am 23.04.2024 um 14:00 Uhr statt.

Terminabsage

Termine können abgesagt werden. Ob Kunden über die Änderungen informiert werden sollen, kann hier eingestellt werden. Die Änderung geht automatisch per E-Mail und (falls freigeschaltet) per SMS an den Kunden:

Erhalt der Buchungsanfrage (nur E-Mail)

Wenn der Kunde die Online-Terminbuchung nutzt, erhält er eine Bestätigung über den Erhalt der Anfrage per E-Mail. Das ist keine Zusage, sondern lediglich eine Info, dass die Terminanfrage eingegangen ist.

Zusätzlich erhältst Du als Anbieter selbst eine Mail, dass eine Terminanfrage gestellt wurde:

Zusage / Absage Onlinebuchung

Terminanfragen der Online-Terminbuchung müssen akzeptiert bzw. abgelehnt werden. In beiden Fällen wird automatisch eine E-Mail an den Kunden versendet. Diese sehen so aus:

Die Bestätigung ist inhaltlich eine Terminkarte.

Falls freigeschaltet, werden auch SMS versendet:

Die E-Mails Terminkarte, Terminzusage Onlinebuchung und Terminänderungen enthalten den Link zur Terminverwaltung.

Dieser bietet die Möglichkeit, den Termin zu stornieren. Es gibt die Möglichkeit, die Stornierung zu deaktivieren bzw. den Stornierungszeitraum anzupassen.

Terminlink einrichten

Unter Kalender -> Menü -> Terminlink

So sieht der Link für den Kunden in der Praxis aus

Damit niemand Fremdes auf den privaten Link zugreifen kann, muss der Kunde die ersten 3 Buchstaben des Nachnamens eingeben.

E-Mails bei Stornierung über den Link

Eine E-Mail wird and Dich und an den Kunden versendet. Er informiert über den Erhalt der Stornierung.

Terminerinnerungen bei Online-Terminbuchungen

Neukunden, die über die Online-Terminbuchung den Termin buchen, erhalten keine Terminerinnerung. Aus Datenschutzgründen muss erst eure eigene Datenschutzerklärung vom Kunden akzeptiert werden.

Bestandskunden, die über die Online-Terminbuchung den Termin vereinbaren und in der Kundenkartei die SMS-Erlaubnis hinterlegt haben, erhalten eine Terminerinnerung.