Termine bearbeiten und absagen
Diese Anleitung erklärt, wie ihr Termine in Terminpanda bearbeitet oder absagt – sowohl Einzeltermine als auch Serientermine.
Inhaltsverzeichnis
Termin bearbeiten
Termin absagen
Serientermine verstehen
Benachrichtigungen an Kunden
Termin bearbeiten
Einzeltermin bearbeiten
Termin öffnen: Klickt auf den Termin in eurer Kalenderansicht
Bearbeiten: Ändert die gewünschten Details (Datum, Uhrzeit, Dauer, etc.)
Speichern: Klickt auf "Speichern"
Benachrichtigung: Entscheidet, ob euer Kunde über die Änderung per E-Mail informiert werden soll
Serientermin bearbeiten
Wenn ihr einen Termin aus einer Serie bearbeitet, werdet ihr gefragt:
"Dieser Termin"
Nur dieser einzelne Termin wird geändert
Die restlichen Termine der Serie bleiben unverändert
Der geänderte Termin wird als "abweichend" markiert
"Alle Termine"
Alle Termine der Serie werden gleichzeitig geändert
Gilt nur für Termine, die noch nicht individuell verschoben wurden
Bereits verschobene Termine müssen einzeln geändert werden
"Ab diesem Termin" (bei Datum-/Zeitänderung)
Dieser und alle folgenden Termine werden angepasst
Nur verfügbar bei größeren Zeitverschiebungen (mehr als 10 Minuten)
Die Serie wird ab diesem Punkt neu berechnet
Wichtig zu wissen:
Verschobene Termine in einer Serie müssen einzeln bearbeitet werden
Eine Info-Meldung zeigt euch an, wenn Termine individuell angepasst wurden
Bei Serienterminen erhält der Kunde eine kumulative Bestätigungsmail für alle Änderungen
Termin absagen
Absageoptionen verstehen
Ihr habt zwei Möglichkeiten, einen Termin zu löschen:
Termin absagen (empfohlen)
Der Termin wird als "abgesagt" markiert
Bleibt in der Terminübersicht beim Kunden sichtbar (für Statistiken)
Kunde wird per E-Mail über die Absage informiert (optional)
Termintreue des Kunden wird erfasst (je nach Absagegrund)
Vollständig entfernen
Der Termin wird komplett gelöscht
Keine Benachrichtigung an den Kunden
Erscheint nicht in der Terminübersicht
Nutzt diese Option nur, wenn der Termin irrtümlich erstellt wurde
Absagegründe wählen
Beim Absagen könnt ihr den Grund angeben:
Absage durch mich
Ihr sagt den Termin ab
Nicht betroffen
Absage durch Kunden (frühzeitig)
Kunde sagt rechtzeitig ab
Nicht betroffen
Absage durch Kunden (spät)
Kunde sagt kurzfristig ab
❌ Reduziert
Kunde nicht erschienen
Kunde ist nicht gekommen
❌ Reduziert
Tipp: Die Termintreue hilft euch dabei, zuverlässige Kunden zu erkennen.
Serientermin absagen
Bei Serienterminen werdet ihr gefragt:
"Dieser Termin"
Nur dieser einzelne Termin wird abgesagt
Die anderen Termine der Serie bleiben bestehen
"Alle Termine"
Alle Termine der Serie werden abgesagt
Gilt nur für Termine, die noch nicht individuell verschoben wurden
Bereits verschobene Termine müssen einzeln abgesagt werden
Schritt-für-Schritt: Termin absagen
Termin öffnen: Klickt auf den Termin
Absagen klicken: Wählt "Termin absagen" (unten im Dialog)
Absagegrund wählen: Wählt aus dem Dropdown-Menü
Bei Serienterminen: Entscheidet, ob nur dieser oder alle Termine
Benachrichtigung: Aktiviert die Checkbox, wenn der Kunde informiert werden soll
Bestätigen: Klickt auf "Termin absagen"
Serientermine verstehen
Was sind Serientermine?
Serientermine sind wiederkehrende Termine (z.B. jeden Montag um 10 Uhr). Terminpanda erstellt automatisch alle Termine der Serie für euch.
Wichtige Konzepte:
Original-Termine vs. Verschobene Termine
Original-Termine: Alle Termine, die zur ursprünglichen Zeit stattfinden
Verschobene Termine: Termine, die individuell auf eine andere Zeit verlegt wurden
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil:
Änderungen an "allen Terminen" nur Original-Termine betreffen
Verschobene Termine müssen einzeln bearbeitet/abgesagt werden
Beispiel:
Ihr habt eine Serie mit 7 Terminen (montags, 10 Uhr):
Termine 1, 2, 4, 5, 6, 7: Noch auf Montag 10 Uhr → Original-Termine
Termin 3: Auf Dienstag 14 Uhr verschoben → Verschobener Termin
Wenn ihr jetzt "Alle Termine" bearbeitet, werden nur die Termine 1, 2, 4, 5, 6, 7 geändert. Termin 3 bleibt bei Dienstag 14 Uhr.
Einzelne Termine aus einer Serie verschieben
Ihr könnt jederzeit einzelne Termine aus einer Serie verschieben:
Öffnet den Termin
Ändert das Datum oder die Uhrzeit
Wählt "Dieser Termin"
Der Termin wird verschoben, die restliche Serie bleibt unverändert
Benachrichtigungen an Kunden
Zwei Arten von Benachrichtigungen:
1. Sofortige Benachrichtigungen (bei Änderungen/Absagen)
Per E-Mail versendet
Informiert über Terminänderung oder -absage
Wird beim Speichern verschickt
2. Terminerinnerungen (automatisch)
Werden X Stunden vor dem Termin versendet (Standard: 24 Stunden)
Per E-Mail oder SMS möglich
Kann beim Erstellen/Bearbeiten aktiviert werden
Voraussetzungen für Benachrichtigungen:
Der Kunde muss:
✅ Eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben
✅ Einverständnis für E-Mail-/SMS-Benachrichtigungen gegeben haben
✅ Der Termin muss in der Zukunft liegen
SMS-Benachrichtigungen:
SMS sind kostenpflichtig und erfordern:
Premium-Account (kein Test-Account)
Zustimmung in den Einstellungen für das jeweilige Szenario:
Terminerinnerungen
Terminverschiebungen
Terminabsagen
Besonderheiten bei Serienterminen:
Bestätigungsmail: Bei Serienterminen erhält der Kunde eine kumulative E-Mail mit allen Terminen der Serie
Erinnerungen: Werden für jeden einzelnen Termin separat versendet
Keine SMS für sofortige Benachrichtigungen bei Serienterminen
Häufige Fragen (FAQ)
Können wir einen verschobenen Termin wieder in die Serie zurückschieben?
Ja, ihr könnt den Termin auf die ursprüngliche Zeit zurücksetzen. Er wird dann wieder als Original-Termin der Serie erkannt.
Warum sehen wir bei manchen Serienterminen keinen "Alle Termine"-Dialog?
Wenn ihr einen einzelnen verschobenen Termin bearbeitet, der keine benachbarten verschobenen Termine hat, wird er wie ein Einzeltermin behandelt (kein Dialog).
Was passiert mit bereits verschickten Erinnerungen, wenn wir einen Termin absagen?
Bereits verschickte Erinnerungen können nicht zurückgerufen werden. Nutzt die Absage-Benachrichtigung, um den Kunden zu informieren.
Können wir eine ganze Serie auf einmal löschen?
Ja, öffnet einen Termin der Serie, wählt "Termin absagen" → "Alle Termine" → "Vollständig entfernen" (nur für nicht-verschobene Termine).
Wie ändern wir die Zeit für alle zukünftigen Termine einer Serie?
Öffnet einen Termin, ändert die Zeit, wählt "Ab diesem Termin". Die Serie wird ab diesem Punkt mit der neuen Zeit fortgesetzt.
Tipps & Best Practices
✅ Nutzt "Termin absagen" statt "Vollständig entfernen" für bessere Statistiken
✅ Informiert Kunden über Änderungen und Absagen per Benachrichtigung
✅ Wählt den richtigen Absagegrund für korrekte Termintreue-Berechnung
✅ Bei Serienterminen: Prüft vor dem Bearbeiten, ob Termine verschoben wurden
✅ Testet Benachrichtigungen zunächst mit eurer eigenen E-Mail-Adresse
✅ Plant Serien sorgfältig: Große Änderungen an Serien können aufwändig sein
Braucht ihr weitere Hilfe? Kontaktiert den Terminpanda-Support!
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