Online-Terminbuchung

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Das Video zur Online-Terminbuchung ist auf YouTube verfügbar.

Die Online-Terminbuchung erlaubt es Kunden und Neukunden einen Termin bei Dir zu buchen. Für die Kunden ist dabei kein Kundenkonto notwendig.

Ablauf der Online-Terminbuchung

So sieht das in der App aus:

Kundenanfrage

E-Mails zur Anfrage

Termin annehmen

E-Mail zur Annahme

Bestätigen & zuordnen: Termin kann abgerechnet werden und wird mit einem vorhandenen Kunden verknüpft. Alternativ wird der buchende Kunde in die Kundenkartei angelegt

Anfrage bestätigen: Termin wird angenommen, jedoch wird der Kunde nicht angelegt. Eine Rechnung kann auch nicht erstellt werden.

Je nach Einstellung, wird die Bestätigung per E-Mail, SMS oder gar nicht versendet.

Einrichten der Online-Terminbuchung

Stelle zuerst sicher, dass unter Terminarten, alle gewünschte Terminarten als online buchbar markiert sind. Nun kannst Du unter Online-Terminbuchung den Schalter auf Ein schalten.

Normalerweise sind alle Zeiträume für die Onlinebuchung freigeschaltet. Falls Du bestimmte Terminarten nur zu bestimmten Tagen buchbar machen möchtest, z. B. Brautschminken nur Samstags, musst du den Haken bei Öffnungszeiten sind immer buchbar entfernen. Nun kannst Du die buchbaren Zeiträume für die Terminarten festlegen.

Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungen für Terminabsagen oder Terminzusagen können, wie oben beschrieben, per SMS oder E-Mail automatisch gesendet werden. Dies gilt nur für Termine, die online gebucht wurden. Du kannst die Haken auch bei beiden Kanälen entfernen, wenn Du Deinen Kunden lieber selbst Zu- und Absagen möchtest.

Kunden blockieren

Unerwünschte Kunden können durch eine Sperrung ihrer E-Mail oder Telefonnummer von einer erneuten Buchung gehindert werden. Beim Versuch einer Buchung wird folgende Meldung dargestellt:

Taktung

Die Taktung kann automatisch berechnet werden oder in festen Intervallen vorgegeben sein. Hier ein Beispiel für beide Fälle:

Automatische Taktung

Manuelle Taktung

Berechnet die freien Plätze automatisch nach der gesamten Dauer des Termins.

Fußpflege: 20 Min. Nageldesign: 15 Min. Gesamtdauer: 35 Min.

Vorgeschlagene Termine: 9:00 Uhr, 9:35 Uhr, 10:10 Uhr usw. Immer im Abstand von 35 Minuten in diesem Beispiel.

Wenn Du feste Intervalle für Deine Termine nutzt, z. B. 30 Minuten, kannst Du diese als Taktung einstellen. Alternativ kannst Du auch die Taktung von 10 Minuten nehmen, wenn Du den Kunden die größtmögliche Flexibilität einräumen möchtest.

Hier ein Beispiel mit 30 Minuten: 9:00 Uhr, 9:30 Uhr, 10:00 Uhr usw.

Vorlaufzeit und buchbar bis

Hier kann festgelegt werden, wann der früheste Termin ist, den die Kunden buchen können. Wenn dort z. B. 7 eingetragen ist, können Kunden frühestens einen Termin in einer Woche ab heute buchen.

Auf der anderen Seite kann begrenzt werden, wie weit in die Zukunft gebucht werden kann. So kann verhindert werden, dass Kunden für z. B. in 6 Monaten schon einen Termin buchen.

Effiziente Terminbuchung

Die effiziente Terminbuchung passt die vorgeschlagenen Plätze an bereits eingetragene Termine im Kalender an, damit keine Lücken entstehen. Am einfachsten lässt sich das an einem Beispiel zeigen:

Bei einer Taktung von 20 Minuten sind die Vorschläge normal: 9:00 Uhr, 9:20 Uhr, 9:40 Uhr, 10:00 Uhr usw.

Wenn nun ein Termin von 9:30 - 9:50 Uhr eingetragen wird, hat man die Vorschläge: 9:00 Uhr, 10:00 Uhr. Nun gehen die 10 Minuten zwischen 9:50 Uhr und 10:00 Uhr verloren, wenn der nächste Termin um 10:00 Uhr gebucht wird. Um das zu vermeiden, kann man die effiziente Terminbuchung einschalten: Mit ihr sind die Vorschläge nun 9:00 Uhr und 9:50 Uhr.